Dobra organizacja to podstawa

Dziś kilka słów o tym jak znaleźć porządek w chaosie pracy zdalnej, i nie tylko. Jako osoba chaotyczna z natury w pewnym momencie zostałam zasypana górą drobnych w sumie zadań, które całkowicie mnie przytłoczyły. Musiałam znaleźć jakieś rozwiązanie, żeby móc w miarę chociaż normalnie funkcjonować w tej domo-pracy. Zaczęłam więc od czytania całego mnóstwa artykułów o tym, jak efektywnie zorganizować sobie pracę i czas generalnie. Szczerze mówiąc nie do końca byłam przekonana czy to coś da, gdyż planowanie, tabelki, listy, to rzeczy których nie cierpię i nawet kiedy uda mi się taki plan dnia stworzyć, rzadko się go trzymam.  Tym razem jednak zaparłam się i postanowiłam wytrwać.

Sposobów znalazłam mnóstwo. Te, które teraz przedstawię są wyborem subiektywnym. Są ciekawe dla mnie i u mnie się sprawdzają. Zachęcam jednak do własnych poszukiwań i osobistych wyborów.

Generalnie na początku olśnieniem było dla mnie bardzo oczywiste stwierdzenie, że nie jestem w stanie zarządzać czasem, mogę tylko spróbować zarządzić sobą w czasie. Proste, ale bardzo zmienia perspektywę. Daje poczucie sprawczości i przyjęcia odpowiedzialności za to, jak wygląda nasz dzień.

Zaczęłam więc od obserwacji i zapisywania tego na czym dokładnie spędzam czas i ile tego czasu pochłaniają mi poszczególne czynności. Trwało to kilka dni i było dość żmudne, szczególnie w momencie gdy już podjęłam postanowienie zmiany i nie mogłam się doczekać działania. Jednak bardzo to polecam. Widać wtedy jak dużo czasu ucieka nam przez palce, jak spędzamy go na rzeczach zbędnych, które ani niczego nie wnoszą do naszego życia, ani tak naprawdę nie pomagają odpocząć czy zrelaksować się. Po kilku dniach patrząc na notatki zaczęłam spisywać wnioski:

-  ile czasu poświęcam na pracę, a ile w tym jest pracy efektywnej,

- ile czasu przeznaczam na odpoczynek i jaka jest jego forma, a przede wszystkim czy rzeczywiście czuję się wypoczęta,

-  ile czasu poświęcam na nic nieznaczące czynności.

To ćwiczenie naprawdę otwiera oczy. Nie zdajemy sobie sprawy ile czasu dziennie zużywamy na nic.                    

            Każda chwila, która mogłaby być wykorzystana lepiej, jest stracona.

                                                                                                                                                Jean-Jacques Rousseau

Wiedząc już jak głównie spędzam czasJ, do dalszej pracy wybrałam sobie metodę, która wychodzi od celów jakie chcemy sobie postawić.  Przy takim podejściu wiem dokąd zmierzam, co chcę osiągnąć i mogę na końcu sprawdzić czy to się udało. Metoda nazywa się  OATS od akronimu z języka angielskiego:

•         O (Outcomes – wyniki) – na początku planujemy cele, które chcemy osiągnąć w określonym czasie (np. tygodnia lub miesiąca);
•       A (Activities – działania) – wypisujemy wszystkie powiązane z tymi celami działania i tylko te umieszczamy na liście, nie dodajemy tu innych działań ani zadań;
•       T (Time – czas) – szacujemy potrzebny czas na każde działanie osobno;
•       S (Schedule – harmonogram) – planujemy realizację spisanych działań i ustalamy priorytety.

Ponieważ w ten sposób planujemy tylko część swoich zadań, wyznaczamy w planie dnia godziny kiedy będziemy zajmować się wyłącznie nimi.

Tutaj warto wspomnieć o metodzie SMART, o której może już słyszeliście, jednak warto o niej pamiętać przy stawianiu sobie celów, gdyż zwiększa szanse na ich realizację. Jeśli jasno określamy cel, łatwiej go osiągnąć, a dzięki temu odczuć satysfakcję ze swoich działań. Czyli, nasz cel powinien być:

•               S (Specific) – szczegółowy;
•            M (Measurable) – możliwy do zmierzenia;
•             A (Ambitious) – ambitny;
•               R (Realistic) – możliwy do wykonania;
•               T (Timely) – określony w czasie.

Ważne aby pamiętać o tym, że jeśli nasze zadanie jest duże, powinniśmy podzielić je na etapy. Jak zjeść słonia? – Tylko po kawałku, inaczej nie da rady.

                                                                      

                          Najtrudniej skończyć tę robotę, której się nie zaczęło.

                                                                                                                                                             J. R. R. Tolkien

No dobrze, mamy już postawione i rozpisane cele. Jak się teraz zmobilizować do ich realizacji i co z naszymi pozostałymi zadaniami, tymi drobnymi, których każdego dnia jest przecież mnóstwo?

Tu pomoże nam macierz Eishenhowera , dzięki której ustalimy zadania priorytetowe. Dzieli ona zadania na dwie kategorie: ważne i pilne. Ważne przyczyniają się do realizacji celów, i mają dla nas dużą wartość; pilne -  są mało istotne dla nas, ale nie mogą czekać. Aby te zadania określić tworzymy tabelę z czterema polami:

Ważne i Pilne (zrób osobiście)  - sprawy z krótkim terminem realizacji, konieczne do wykonania dla nas	Ważne i Niepilne (zaplanuj wykonanie)          - zadania prowadzące do realizacji naszych celów, ale niezbyt naglące, np. planowanie, relacje, rozwój, odpoczynek
Nieważne i Pilne (deleguj)    - zadania nieistotne dla nas, ale naglące, przede wszystkim realizowanie cudzych spraw, rachunki	Nieważne i Niepilne (pozbądź się ich)  - złodzieje czasu: TV, social media itp.

         Ja osobiście lubię też metodę ABC. Tworzymy listę zadań, w której dzielimy je na 3 kategorie:

- zadania A: bardzo ważne, zwykle jest ich mało, ale ich efekty są dla nas istotne;

- zadania B: ważne;

- zadania C: mało ważne.

Metoda polega na tym, że po wypisaniu wszystkich zadań, np. na dzień,  zawsze zaczynamy od realizacji zadań A. Dopiero po ich zakończeniu zabieramy się za zadania typu B, a dopiero potem C. Te ostatnie najlepiej w miarę możliwości delegować innym, np. dzieciomJ.

                                                          

                                        Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.

                                                       Cyril Northcote Parkinson

I jeszcze kiedy ważnych rad:

•  Zawsze zaplanuj swój dzień i zrób to najlepiej wieczorem dnia poprzedniego, zwiększa to poczucie kontroli.
• Kończ rozpoczęte zadania, człowiek oderwany od wykonywania zadania nawet na chwilę, potrzebuje dodatkowego czasu na powrót i ponowne rozkręcenie się.
• Stosuj POMODORO – działaj w określonych cyklach czasowych, np. 25 minut pracy i całkowitego skupienia na zadaniu, 5 minut przerwy i kolejny cykl. Przedziały czasowe możesz dostosować do siebie. Po 4 pełnych cyklach zrób sobie dłuższą przerwę.
• Pamiętaj o prawie Parkinsona: praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Wyznacz sobie deadline i ustal czas o połowę krótszy niż zwykle przeznaczasz na realizację takiego zadania, zobaczysz, że skończysz szybciejJ.
• Nie zapełniaj swego dnia w 100%, pozostaw sobie pewien bufor, gdyż rzeczywistość często weryfikuje nasze plany. Działaj zgodnie z zasadą 60:20:20 (60%  czasu, to zaplanowane czynności, 20 % to czynności nieoczekiwane, 20% to czynności spontaniczne i zachcianki).
• Zaczynaj od realizacji najmniej przyjemnych zadań, oprzyj się pokusie odkładania ich na później, zobaczysz poczujesz się dużo lepiej, że masz to „z głowy”.
• Czasem monotonia miejsca źle na nas działa, zmień miejsce lub wprowadzaj do niego drobne zmiany.

I pamiętaj -                                                Aby zer­wać z na­wykiem, wyrób so­bie in­ny, który go wymaże.

                                                         Mark Twain

- bądź wytrwały.

A jeśli będzie Ci trudno zacząć koniecznie obejrzyj wystąpienie Tima Urbana dla TED:

https://www.ted.com/talks/tim_urban_inside_the_mind_of_a_master_procrastinator